Dernière mise à jour : juillet 2019
La société KOTA GROUPE est un cabinet de recrutement qui a pour activité l’accompagnement du Client dans le recrutement de profils d’experts à travers le sourcing, la pré- qualification, et la pré- sélection des candidatures à distance.
La présente politique de confidentialité est à destination des experts identifiés par KOTA GROUPE et présentés, avec leur accord seulement, aux clients de KOTA GROUPE.
La société KOTA GROUPE accorde une importance particulière au respect de la vie privée de ses candidats, et ce, dans le respect du Règlement Européen (CE) 2016/679 Général sur la Protection des Données (le « RGPD »). Elle s’engage, en conséquence, à mettre en œuvre tous les moyens dont elle dispose pour assurer le meilleur niveau protection des Données.
Aussi, la société KOTA GROUPE vous invite à prendre connaissance de la présente politique de protection des données à caractère personnel (la « Politique ») destinée à vous informer sur les pratiques et conditions dans lesquelles elle recueille, utilise et conserve les données à caractère personnel des candidats (les « Données »).
Compte tenu de l’évolution constante de la règlementation applicable tant en matière de technologie que de protection des données à caractère personnel, merci de consulter régulièrement la présente Politique, laquelle est susceptible d’évoluer.
- Identification du responsable de traitement
La société KOTA GROUPE est le responsable de traitement au sens du RGPD.
Pour la contacter, il suffit d’envoyer un mail à
- Finalités et base juridique du traitement
La société KOTA GROUPE s’engage à ne traiter les données des candidats que pour les finalités ci –dessous exposées, lesquelles sont explicites, légitimes et déterminées.
La base juridique du traitement est l’exécution d’un contrat ou de mesures pré- contractuelles, à savoir la mission de recrutement confiée par un client dans le but de proposer un candidat à un emploi ou à une collaboration.
La base juridique réside également dans l’intérêt légitime de KOTA GROUPE, lequel est constitué par la nécessité de disposer d’une base de candidats, dont les données sont à jour.
Les finalités poursuivies sont les suivantes :
- La pré- qualification des candidats, ayant expressément consenti à faire partie de la base candidats. Cette pré -qualification est réalisée sur les seules compétences, et l’expérience, en fonction des besoins identifiés des clients (organismes recruteurs, cabinets de conseil en management, futurs employeurs…) ;
- La mise en relation des candidats, sous réserve d’avoir obtenu leur autorisation, avec les clients ;
- La suggestion d’opportunités de carrière aux candidats, sauf opposition de leur part (offres d’emploi, présentations d’entreprises…) ;
- L’information relative à l’activité de KOTA GROUPE par le biais de l’envoi d’une newsletter, sauf opposition manifestée par un clic sur le lien de désabonnement figurant dans le message reçu :
- La gestion et le suivi de la mise en relation ;
- La réalisation d’enquêtes, dont les données sont anonymisées afin d’obtenir des données statistiques relatives au marché de l’emploi ;
Nous vous rappelons qu’aucune donnée personnelle concernant les candidats n’est transmise à nos Clients sans l’accord préalable du candidat.
- Données collectées
La société KOTA GROUPE s’engage à ne traiter que des données pertinentes, adéquates et nécessaires à la réalisation des finalités visées à l’article 2.
La société KOTA GROUPE collecte les données suivantes relatives aux candidats :
- Nom, prénom ;
- Age ;
- Adresse mail, numéro de téléphone ;
- Qualifications professionnelles ;
- Expériences et compétences ;
- Perspectives professionnelles (souhaits de rémunération, type de postes ou de contrats, de formation, préférences géographiques, éventuelle mobilité) ;
- Spécificités des conditions de travail, le cas échéant.
Ces données sont d’abord les données qui sont fournies par les candidats lorsqu’ils répondent à l’une de nos annonces/ offres d’emploi, et celles qu’ils communiquent par téléphone lorsque nous prenons contact avec eux pour réaliser un premier entretien au nom et pour le compte du client.
Nous collectons les données lorsqu’elles sont téléversées (« uploadez ») sur nos Sites et applications, le plus souvent par le dépôt du curriculum vitae.
Les données dites sensibles ou particulières au sens du RGPD (informations raciales ou ethniques, opinions politiques, opinions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, santé, orientation sexuelle) ne sont jamais sollicitées ni collectées par nos soins.
Aussi, nous encourageons les candidats à ne pas les faire apparaître dans les CV ou lettres de motivation.
- Destinataires des données collectées
Les données collectées et traitées par la Société KOTA GROUPE ne sont transmises qu’au personnel habilité de la société.
Elles ne sont transmises aux potentiels employeurs qu’après avoir recueilli l’accord des candidats.
De même, les prestataires techniques (tels qu’hébergeur, service d’envoi de mail, prestataire d’audit et de sécurité informatique) peuvent y avoir accès à l’occasion de la réalisation de leur prestation, et sont soumis à une obligation de confidentialité, et doivent en garantir une sécurité appropriée aux exigences du RGPD.
- Durée de conservation des données
Les Données sont conservées le temps de la réalisation des finalités visées à l’article 2.
Elles sont conservées 2 ans à compter du dernier échange que le candidat aura eu avec la société KOTA GROUPE.
- Vos droits
En application du RGPD, vous disposez d’un droit d’accès et d’un droit de rectification sur vos Données.
Vous avez également le droit de définir des directives relatives au sort de vos Données en cas de décès.
En outre, vous bénéficiez des prérogatives suivantes :
- Droit à l’effacement de vos Données ;
- Droit à la limitation du traitement de vos Données ;
- Droit d’opposition au traitement de vos Données pour des motifs légitimes, conformément à l’article 21 du RGPD;
- Droit à la portabilité des Données que vous nous avez fournies ;
- Droit au retrait du consentement à tout moment, lorsque celui-ci vous a été demandé. Toutefois, les traitements réalisés avant le retrait de votre consentement demeurent valables.
Pour l’exercice de ces droits, la société KOTA GROUPE peut en cas de doutes légitimes sur votre identité, vous demander d’en justifier avant que de faire droit à votre requête. Ces nouvelles Données seront naturellement supprimées une fois votre demande traitée.
Ces droits s’exercent par l’envoi d’un mail à : contact@kotagroupe.com
Un délai d’un mois est imparti au responsable de traitement pour répondre à toute demande relative à l’exercice de ces droits. Ce délai peut être prorogé de deux mois, en raison de la complexité ou du trop grand nombre de demandes.
Enfin, vous disposez, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet https://www.cnil.fr/.